0230 Stadtarchiv Jahresbericht

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben, das heisst Übernahme/Erwerb, langfristige Sicherung, Erschliessung und Benutzungsdienst hatte sich das Stadtarchiv im Berichtsjahr drei Hauptziele gesetzt:

• Mikroverfilmung und Digitalisierung der Stadtratsprotokolle.
• Vorbereitung eines Internet-Auftrittes mit gleichzeitiger Anbindung der Archivdatenbank.
• Erschliessung des Fotoarchivs

Mikroverfilmung und Digitalisierung der Stadtratsprotokolle

Die Ratsprotokolle bilden in jedem Archiv seit je das Hauptgerüst der Regierungs- und Verwaltungstätigkeit. Sie sind deshalb besonders schützenswert, gelten aber gerade wegen ihres hohen Informationsgehaltes und der damit unumgänglichen häufigen Benutzung als besonders gefährdet. Das offensichtliche Dilemma zwischen den beiden Kernaufgaben des Archivs, nämlich der Konservierung des Archivguts und andererseits der Zugänglichmachung von Informationen, brachte das Stadtarchiv auf die Idee, die Ratsprotokolle digital zu erfassen. Dies bringt den Vorteil, dass die Originale künftig weitgehend von der intensiven Benutzung verschont bleiben, andererseits können die Protokolle bequem am Bildschirm von jedem am Netz angeschlossenen PC eingesehen werden. In einem Pilotprojekt wurden die Protokolle von 1973 bis1992 durch die Fa. Canon mikroverfilmt und anschliessend direkt ab Film digitalisiert. Die Register der jeweiligen Bände wurden vom Stadtarchiv anschliessend mit OCR umgesetzt (das heisst die als Bilder gespeicherten Seiten wurden in lesbare Zeichen umgewandelt). Die Register wurden nun in einer Datenbank zentral abgespeichert. Der Benutzer kann nun mit einer Abfragemaske in sämtlichen Protokollen nach einem Begriff suchen. Als Ergebnis werden die betreffenden Protokollseiten direkt auf dem Bildschirm anzeigt.

Es ist vorgesehen, jährlich zwischen zehn und zwanzig Jahrgänge auf diese Weise aufzubereiten.

Vorbereitung eines Internet-Auftrittes mit gleichzeitiger Anbindung der Archivdatenbank

Das im Berichtsjahr verfasste Leitbild des Stadtarchivs verlangt die Auseinandersetzung mit neuen Technologien. Es war deshalb ein logischer Schritt, weitere Benutzerkreise mittels Internet zu gewinnen. Die Archivdatenbank, die inzwischen über rund 17'000 Datensätze verfügt, ist ein ideales Medium, vor allem auswärtige Forscher rasch und zuverlässig über die Archivbestände ins Bild zu setzten. Entscheidend beim Internetauftritt war denn auch die Frage, auf welche Art die Informationen der Datenbank für die Nutzung bereitgestellt werden sollte: Als statische Umsetzung der Datensätze oder dynamisch beziehungsweise online? Mit einem Informatiker, Herrn dipl. Ing. Andreas Iff, wurden verschiedene Möglichkeiten geprüft und getestet. Schliesslich wurde folgende dynamische Lösung gefunden:

Serverseitig kam Internet Information Server 4.0 zur Anwendung, welche von der KSD zur Verfügung gestellt wurde. Die Scripts welche die Links zu den Datensätzen automatisch generieren, wurden über die Active Server Pages (ASP)-Technologie realisiert. In den ASP Seiten wurde auschliesslich VBScript und HTML verwendet auch. Die Ankoppelung der Access-Datenbank erfolgt über ODBC, der Zugriff auf die einzelnen Datensätze über ADO respektive OLE DB. Auch die Suche erfolgt völlig dynamisch, d. h. die Begriffe sollen herkömmlich in der Datenbank gesucht werden. Diese Lösung ist im Endeffekt wartungsmässig am besten, da bei einem Update der Datenbank nicht jedesmal neue indexierte Files erzeugt werden müssen. Von der programmtechnischen Sicht her stellt er dafür höhere Anforderungen. Bis zum Ende des Berichtsjahres konnte bereits eine Testversion des Internetauftrittes realisiert werden. Die definitive Veröffentlichung des Internetauftritts erfolgt im Januar 2000.

Erschliessung des Fotoarchivs

Das Stadtarchiv verfügt über eine beachtliche Sammlung von rund 120'000 Fotografien. In den vergangenen zwei Jahren konnten wesentliche Vorarbeiten zur systematischen Ordnung dieser wichtigen und viel benützten Sammlung getroffen werden. Eine richtige Inventarisation fehlte hingegen. In Frau Erika Aries, einer ausgebildeten Fotografin, fand das Stadtarchiv eine qualifizierte Person, die mit der Inventarisation der Fotografien im zweiten halben Jahr begann. Neben der üblichen Umschreibung der Dokumente, wie Datum, Inhalt und Autor, wurden die Bilder einzeln eingescannt und können so einerseits in der Datenbank rasch aufgefunden und am Bildschirm eingesehen werden. Auf diese Weise wurden bis Ende Jahr rund 1000 Fotografien erfasst.

Archivbenutzung

Auch dieses Jahr konnte eine markante Steigerung der Benutzerzahl um 14% verzeichnet werden. Diese Zunahme ist durch eine Ausdehnung der Öffnungszeiten zurückzuführen. Bis Ende 1998 war der Lesesaal jeweils nur am Nachmittag von 13:45 bis 17:30 geöffnet. Aufgrund der Benutzerstatistik und der Aussagen unserer Benutzerinnen und Benutzer konnte festgestellt werden, dass die Nachfrage für die Benutzung des Lesesaals erheblich gestiegen war. Die Ausdehnung der Öffnungszeiten ging von folgenden Überlegungen aus:

Eine bessere Verteilung der Benutzerinnen und Benutzer auf den ganzen Tag hat aber auch eine Qualitätssteigerung unserer Leistungen zur Folge, da mehr Zeit für Beratung zur Verfügung steht. Auswärtigen Benutzern kann zudem die Forschungsarbeit wesentlich erleichtert werden, wenn sie die Arbeit über Mittag fortsetzen können. Berufstätige sollen die Möglichkeit haben, die Dienstleistungen des Stadtarchivs in ihrer Freizeit in Anspruch nehmen zu können.

Diese Überlegungen führten uns zu folgenden neuen Öffnungszeiten:

Montag 14.00h - 17.00h (Vormittag: geschlossen)

Dienstag - Freitag 8.00h - 17.00h (durchgehend)

Samstag 8.00h - 11.00h nach Vereinbarung

Die folgende Zusammenstellung gibt Auskunft über die Art, die Herkunft und Themen der Benutzung:

Archivalienzugänge

Die Zusammenstellung der Aktenablieferungen, Schenkungen und Deposita ergeben für das Berichtsjahr folgende Zahlen:

Bei den Zugängen aus den Verwaltungsabteilungen erhielt das Planarchiv mit 1265 abgelieferten Plänen den grössten Zuwachs. Zu den interessanteren Neuerwerbungen gehört unter anderen das historische Archiv der Spielkartenfabrik AG Müller. Wesentlichen Zuwachs erhielt das Stadtarchiv auch durch den Männerchor Schaffhausen, den Pontonierfahrverein, die Bogenschützen-Gesellschaft und die ehemaligen Krankenhilfsvereine. Zahlreich sind wiederum auch dieses Jahr die Schenkungen von Privaten, denen an dieser Stelle ganz herzlich gedankt sei.

Verwaltungsarbeiten

Fertig bearbeitete Archivbestände, in Laufmetern:

Die Erfassung mittels EDV wurde weitergeführt. Die Aktenverzeichnung des Tiefbauamtes, sowie des Hochbauamtes wurde abgeschlossen, diejenige der Polizei und des Baureferates ist bereits weit fortgeschritten.

Personelles

Im Stellenplan fanden keine Änderungen statt, mit dem budgetierten Kredit für Aushilfen kann Frau Ingeborg Treier weiterhin zu 50 Prozent beschäftigt werden. Ebenfalls mit dem Aushilfskredit kann in der nächsten Zeit Frau Erika Aries (Erschliessung des Fotoarchivs) beschäftigt werden.

Öffentlichkeitsarbeit

Schaufensterausstellung: "Stadttheater" in Zusammenarbeit mit Rolf C. Müller (Kulturdienst)

Scheck, Peter: "Geschichten zum Schwabenkrieg", In: Schaffhauser Nachrichten, 13. Februar 99

"Singen im Einflussbereich Schaffhausens" In: Singener Wochenblatt, 8. September 99

Die Fronwagturmuhr: In Schaffhauser Magazin 1999/4

Archiv- und Stadtführungen 2 (Vorjahr: 5)

Vorträge des Stadtarchivars 6 (Vorjahr: 6)