0230 Stadtarchiv Jahresbericht 2000
Allgemeines
AllgemeinesDie Auseinandersetzung mit Rationalisierungspotentialen in Verwaltungen ist in Zeiten ständig steigender Anforderungen und zugleich sinkender Ressourcen der öffentlichen Hand eine notwendige Beschäftigung, der sich verantwortungsvolle Archivarinnen und Archivare nicht mehr entziehen können. Sie wird mittel- und langfristig die einzige Möglichkeit darstellen, dem Archivwesen im allgemeinen und dem einzelnen Archiv im speziellen seinen Platz in der Gesellschaft zu erhalten oder gar auszubauen. Im Rahmen der wirkungsorientierten Verwaltung hat sich das Stadtarchiv auch im Berichtsjahr mit diesen Fragen beschäftigt und Lösungsansätze gesucht. Die Arbeit des Stadtarchivs kann mit folgenden vier klassischen Archivtätigkeiten umschrieben werden:
Diese vier Hauptbereiche entsprechen im wesentlichen unseren Produktegruppen. Sie wurden vor allem unter dem Gesichtspunkt der Kundenfreundlichkeit optimiert und besser gewichtet. Öffentliche Archive sind öffentliche Dienste. Dass die Öffentlichkeit die Archive und deren Leistungen kennt, ist eine Bringschuld dieser Institutionen. In einer Zeit, da Information, Informationsbeschaffung und Informationsvermittlung immer mehr zur Ware wird, kommt Institutionen, die einen elementaren politischen und kulturellen Grundservice für die ganze Bevölkerung kostenlos anbieten, eine besondere Bedeutung zu. Die Art, wie ein Archiv von der Öffentlichkeit - der allgemeinen und der "inneren", d.h. Verwaltung und Behörden - wahrgenommen wird, entscheidet mit darüber, wie wir unsere Aufgaben erfüllen können, nicht zuletzt über die Zuteilung von Mitteln. Übernehmen und Bewerten von Unterlagen unterschiedlicher HerkunftDie Übernahme von Akten aus der Verwaltung hat deutlich zugenommen. Dies ist vor allem auf Wechsel in einigen Ämtern zurückzuführen (z. B. Schul- und Heimreferat) Die Zusammenstellung der Aktenablieferungen, Schenkungen und Deposita ergeben für das Berichtsjahr folgende Zahlen:
Sichern der archivwürdigen Unterlagen durch geeignetes Lagern, Konservieren und allenfalls RestaurierenMit der Digitalisierung der Stadtratsprotokolle durch die Fa. Canon Schweiz sind weitere 10 Jahrgänge (1963-1972) verarbeitet worden. Das Projekt erlaubt den raschen papierlosen Zugang zu den einzelnen Protokollen, die durch einen ebenfalls elektronischen Index erschlossen sind und schont damit die Originale, die im Kulturgüterschutzraum aufbewahrt werden. Das Restaurierungsprogramm wurde reduziert fortgesetzt, es wurden nur noch drei Bände der mittelalterlichen Stadtrechnungen in Stand gesetzt. Erschliessen der übernommenen Unterlagen durch Findbücher und RegisterDer Erschliessung der Archivbestände wurde im vergangenen Jahr besonderes Gewicht zugemessen, wie aus nachstehenden Tabellen hervorgeht: Fertig bearbeitete und erschlossene Archivbestände, in Laufmetern:
Verwaltungsakten
Privatakten und Sammlungen
Wesentliche Vorarbeiten im Bildarchiv:
InformationsvermittlungEine rasche und unkomplizierte Bedienung der Verwaltung mit angeforderten Informationen, allenfalls verbunden mit einem Aktenrücklauf, eine kompetente Beratung der Benutzerinnen und Benutzer im Lesesaal, per Brief, E-Mail oder am Telefon, ein übersichtlicher und freier Zugang zu allen Findmitteln im Lesesaal, dies sind unbestrittene Kernaufgaben im Bereich Informationsvermittlung, die für die Bekanntheit und den Ruf eines Archivs von nicht zu unterschätzender Bedeutung sind. Dafür hat sich das Stadtarchiv schon immer eingesetzt. Der heute immer mehr geforderte rasche Zugriff auf Informationen verlangt aber von den Archivaren einen Ausbau der Dienstleistung in der Öffentlichkeitsarbeit. Die Idee, mit gezielter Werbung ein Archiv bekannt zu machen, ist zwar oft gut gemeint, führt aber nicht zu mehr Benutzerfrequenz. Die privaten Benutzerinnen und Benutzer kommen nämlich nicht wegen einer hübschen Web-Seite oder eines Hochglanzprospekts ins Archiv. Für Forscher und Forscherinnen sind Archive ohnehin keine unbekannten Institutionen. Ihre Erwartung in Bezug auf die Öffentlichkeitsarbeit der Archive geht klar in Richtung vertiefte inhaltliche Information. Sie wollen gedruckte oder im Internet abrufbare Beständeübersichten, auf Grund derer sie einen Archivbesuch effizient vorbereiten oder zumindest vorgängig entscheiden können, ob sich ein Gang in das Archiv überhaupt lohnt. Qualitätssteigerung unserer Öffentlichkeitsarbeit heisst also für den Benutzer und die Benutzerin Veröffentlichung der Erschliessungsarbeit. Das Stadtarchiv hat sich deshalb entschieden, einen hohen Standard an Erschliessungsarbeit zu leisten und diese Arbeit auch im Internet öffentlich zugänglich zu machen. Die Datenbank umfasst heute rund 20'000 Datensätze, d. h. Beschreibungen einzelner Dossiers oder Archiveinheiten, die entweder durch Volltextsuche mit der Suchmaschine oder mittels Titelabfrage rasch eruiert werden können. Von Fachkreisen aus dem In- und Ausland wurde unser Angebot als fortschrittlich und wegweisend anerkannt. Die Benutzung des Stadtarchivs weist gegenüber dem Vorjahr nur unbedeutende Abweichungen auf: Benutzung des Stadtarchivs im Überblick
Zusammen mit der Stadtbibliothek hat das Stadtarchiv 1999/2000 eine Ausbildungsgemeinschaft gebildet für Lehrlinge, die den neu geschaffenen Ausbildungsgang „Informations- und Dokumentationsasstistent/in“ absolvieren. Mit dem Kanton, der ebenfalls einen solchen Ausbildungsplatz für die I+D-Lehrlinge anbietet, ist eine ausgezeichnete Zusammenarbeit entstanden. Die Erfahrungen sowohl für Lehrlinge als auch Ausbilder sind äusserst positiv. Personell hat sich gegenüber dem Vorjahr nichts geändert. Das Stadtarchiv hat aber das Gesuch eingereicht, die Aushilfsanstellung von Frau I. Treier in eine definitive umzuwandeln und den Stellenplan sinngemäss anzupassen.
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