0230 Stadtarchiv Jahresbericht 2001

Neue Herausforderungen im Informationszeitalter

Im Zeitalter der Informationsgesellschaft bedarf es mehr denn je moderner und leistungsfähiger Archive. Diese sind gefordert, den technischen Wandel im Informationsbereich aktiv zu begleiten, damit auch künftig Unterlagen und Informationen gesichert, benutzbar und vermittelbar werden und somit Grundlagen für ein kollektives Gedächtnis gelegt sind. Notwendig ist deshalb ein intelligentes und effektives Akten- und Archivmanagement, um die Herausforderungen bewältigen zu können.
Die dem Stadtarchiv im Sinne der wirkungsorientierten Verwaltung und den neuen Herausforderungen im Informationszeitalter zugedachten Aufgaben waren Schwerpunkte, mit denen sich die Archivleitung im Berichtsjahr auseinandergesetzt hat. Die mit Stichworten wie "Verwaltungsreform", "Deregulierung" und "Privatisierung" geforderten Strukturveränderungen bei den öffentlichen Leistungen stellen das Archiv vor neue Aufgaben, denn als Dienstleistungseinrichtung für Verwaltung, Forschung und Öffentlichkeit wird zu Recht vom Stadtarchiv nicht nur marktgerechtes und kundenorientiertes Verhalten verlangt, sondern es wird vermehrt vom Archiv Unterstützung und Förderung der Verwaltungsmodernisierung, etwa bei der Rationalisierung des Registraturwesens im Sinne dieses eingangs erwähnten Aktenmanagements erwartet. Gefragt ist hier wiederum die Initiative des mit entsprechenden Kenntnissen ausgestatteten Stadtarchivs. Es ist aber auch erforderlich, dass das Archiv als "Sachwalter einer auf Wahrheit angelegten Überlieferung" selbstbewusst Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit gegenübertritt und die archivarische Kompetenz geltend macht. Die im Zuge der Reformen und durch die damit verbundenen möglichen Rationalisierungsmassnahmen entstehenden Konsequenzen ist für die zukünftige schriftliche Überlieferung der Verwaltungstätigkeit schwierig abzuschätzen, wird aber mit Sicherheit eine weitere Ausdünnung später einmal historisch relevanter Fakten zur Folge haben - eine Tendenz, die schon einige Jahrzehnte anhält und mit dem lapidaren Satz umschrieben werden kann: "In immer mehr Papier steht immer weniger drin". Das Archiv hat sich deshalb wieder vermehrt um die Akquisition von Akten und Bildmaterial, die nicht der Verwaltung entstammen, bemüht. Der verstärkte Blick auf Unterlagen nichtstaatlicher Herkunft passt vordergründig vielleicht nicht in die Zeit der Verwaltungsreform und der Konzentration auf Pflichtaufgaben. Gleichwohl fordert die Pflicht, hier gegen den Strich zu denken. Die gesellschaftlichen Veränderungen verlangen heute eine intensivierte Beschäftigung mit nichtstaatlicher Überlieferung. Dafür muss sich das Archiv rüsten. Wenn der Staat sich nämlich verschlankt, sich zurückzieht, muss sich - antizyklisch - das Stadtarchiv verstärkt um Überlieferungen aus dem nichtstaatlichen Bereich kümmern. Wenn es dies nicht tut, werden irreversible Überlieferungslücken entstehen. Das ist zwar keine neue Aufgabe, aber eine Aufgabenwahrnehmung in neuer Qualität. Die Gesellschaft erwartet diese Qualität auch.

Übernehmen und Bewerten von Unterlagen unterschiedlicher Herkunft

Die Anzahl Ablieferungen von Akten aus der Verwaltung hat zwar zugenommen, sich jedoch mengenmässig stark reduziert. Die Zusammenstellung der Aktenablieferungen, Schenkungen und Deposita ergeben für das Berichtsjahr folgende Zahlen:

Erwähnenswerte Zugänge sind insbesondere:

• Nachlass Dieter Woessner (1906-2000), bekannt als sog. "Rosenvater"
• Teile des Firmenarchivs der Schreinerei Günter
• Teile der ehemaligen Spielkartenfabrik AGM Müller, Neuhausen

Sichern der archivwürdigen Unterlagen durch geeignetes Lagern, Konservieren und Restaurieren

Mit der Digitalisierung der Stadtratsprotokolle durch die Fa. Canon Schweiz sind weitere 10 Jahrgänge (1953-1962) verarbeitet worden. Das Projekt erlaubt den raschen papierlosen Zugang zu den einzelnen Protokollen, die durch einen ebenfalls elektronischen Index erschlossen sind und schont damit die Originale, die im Kulturgüterschutzraum aufbewahrt werden. Das Restaurierungsprogramm wurde wie schon im letzten Jahr reduziert fortgesetzt, es wurden nur noch zwei Bände der mittelalterlichen Stadtrechnungen in Stand gesetzt.

Erschliessen der übernommenen Unterlagen durch Findbücher und Register

Der Erschliessung der Archivbestände wurde im vergangenen Jahr besonderes Gewicht zugemessen, wie aus nachstehenden Tabellen hervorgeht:

Fertig bearbeitete und erschlossene Archivbestände, in Einheiten (Dossiers):

Wesentliche Arbeiten im Bildarchiv:

Informationsvermittlung

Neben der traditionellen Benutzerberatung im Lesesaal hat sich das Stadtarchiv mit der verbesserten Internetpräsenz auseinandergesetzt. Die Messung der Benutzerzahlen im Internet wurde Mitte Jahr eingerichtet und gibt deshalb nur über die zweite Jahreshälfte Auskunft. Die Auswertung auf dem Internetserver ergab, dass von Juli bis Dezember insgesamt mehr als 15'000 Mal unsere Homepage aufgerufen wurde. Rund 115'000 Seiten wurden insgesamt betrachtet. Pro Tag waren dies im Durchschnitt etwa 80 Besuche mit rund 600 Seitenansichten. Jeder Benutzer hat also im Schnitt 7 bis 8 Seiten aufgerufen. Die durchschnittliche Verweildauer einer Sitzung betrug ziemlich genau 10 Minuten. Diese Angaben bedeuten, dass das Stadtarchiv in einem halben Jahr etwa 2'500 Stunden zusätzliche Auskunft in alle Welt gegeben hat. Die häufigsten Suchbegriffe, über die unsere Webseiten gefunden wurden, waren: Schaffhausen, Geschichte, Genealogie, Familienforschung, Munot, Hexenprozesse, Familienwappen. Die häufigste Benutzergruppe scheint diejenige der Famlienforscher zu sein. Allein schon die Tatsache, dass das Verzeichnis der Kirchenbücher pro Monat etwa 150 Mal heruntergeladen wird, weist auf die starke Nachfrage dieser Benutzerkreise hin. Die Bereitstellung wichtiger Informationen im Internet hat neben einem gewissen Werbeeffekt den immensen Vorteil, dass zahlreiche Benutzer den Gang ins Archiv nicht mehr benötigen oder sich für den Besuch optimal vorbereiten können. Damit entfallen für das Personal zahlreiche Routineanfragen. Trotzdem ist die traditionelle Benutzung des Archivs durch Besuch, Telefon oder Schriftverkehr verhältnismässig hoch geblieben. Sie weist gegenüber dem Vorjahr nur unbedeutende Abweichungen auf. Dies hat insbesondere damit zu tun, dass die Arbeiten für die Kantonsgeschichte in diesem Jahr überwiegend beendet wurden.

Benutzung des Stadtarchivs im Überblick

Öffentlichkeitsarbeit

Mit einer Schaufensterausstellung, konzipiert von Hans Bölsterli, zum Thema "Hundert Jahre Verkehrsbetriebe", konnte das Stadtarchiv wiederum ein wirksames Mittel einsetzen, um die Passanten auf den Zweck eines Archivs aufmerksam zu machen. Neben zahlreichen Führungen und Publikationen des Stadtarchivars und seines Stellvertreters ist insbesondere der Südwestdeutsche Archivtag zu erwähnen, der vom 25. bis 27. Mai in unserer Stadt abgehalten wurde. An diesen Fachtagungen nehmen neben den baden-württembergischen und bayerischen Archivaren und Archivarinnen regelmässig auch Kollegen und Kolleginnen aus den angrenzenden Staaten Frankreich, Österreich und der Schweiz teil. Auf den länderübergreifenden Austausch von Wissen wird dabei sehr viel Wert gelegt. So wurde denn auch laut Protokoll "mit Schaffhausen ein Ort ausgewählt, der höchst symbolhaft für die angestrebte Grenzüberschreitung stehen kann". Mit dem Arbeitstitel "Zwischen Anspruch und Wirklichkeit - das Dienstleistungsunternehmen Archiv auf dem Prüfstand der Benutzerorientierung" stand zudem ein Thema im Vordergrund, das für das Stadtarchiv sehr aktuell ist und sehr viel neue Ideen einbrachte.